memahami peLaporan

Definisi
Pelaporan informasi atau pembacaan rekaman merupakan proses ekstraksi informasi dari rekaman data yang tersimpan dalam SPD.

Aktivitas di meja kasir bisa disajikan dalam bentuk laporan, yang berisi informasi tentang hubungan jumlah jam kasir yang aktif, dengan catatan jumlah konsumen yang dilayani, atau dengan jumlah barang yang terjual.

Contoh infomasi dalam laporan tersebut dapat berbentuk sebagai berikut :

Klik Contoh Laporan Aktivitas Pelayanan Kasir

memahami peRekaman data

Definisi
Perekaman data merupakan proses penyimpanan data ke dalam memori jangka panjang [long-term memory] dalam SPD.

Yang termasuk dalam proses pengolahan data, antara lain

• penambahan rekaman,
• perbaikan rekaman,
• penghapusan rekaman,
• pembacaan kembali rekaman,
• pembacaan rekaman dengan seleksi,
• pembacaan rekaman dengan klasifikasi,
• pembacaan rekaman data rujukan

Aktivitas supervisor dalam suatu supermarket pada gambar, memerlukan dukungan rekaman, yaitu data antrean maksimum yang ditetapkan oleh manajemen supermarket, agar layanan di meja kasir masih dianggap baik. Perkecualian kondisi ini, jika sudah tidak ada lagi meja kasir yang kosong.

memahami pengOlahan data

Definisi:
Pengolahan data adalah proses operasi sistematis terhadap data. Selama operasi, [misal kalkulasi atau operasi logika] sedang berlangsung, data disimpan sementara dalam prosesor.

Yang termasuk dalam proses pengolahan data, antara lain

• verifikasi,
• pengorganisasian data,
• pencarian kembali,
• transformasi,
• penggabungan,
• pengurutan,
• perhitungan / kalkulasi
• ekstraksi data untuk membentuk informasi, dan
• pembentukan pengetahuan

Secara semantik, isi atau nilai data orisinil harus tidak berubah. Sedangkan isi atau nilai data yang diolah atau diproses bisa berubah [menjadi informasi].

Lebih lanjut tentang aktivitas pemantauan oleh supervisor, operasi pengolahan data [pembandingan] dilakukan dalam working memori. Kemudian melalui lengan, isi catatan pemantauan dalam memori supervisor dapat dipindahkan ke dalam bentuk tabel sebagai berikut :
[klik tabel catatan pemantauan Meja Kasir]

memahami penCatatan data

Definisi
Pencatatan data adalah proses untuk memasukkan data ke dalam media SPD. Jika SPD tersebut berupa buku, pencatatan data dilakukan dengan menulis pada lembar-lembar buku. Jika SPD tersebut berupa perangkat komputer, pencatatan data dilakukan dengan mengetik melalui keyboard, penggunaan pointer mouse, alat scanner [pembaca gambar], atau kamera video.

Yang termasuk di dalam pencatatan data adalah aktivitas seperti berikut ini :

• Penulisan [ke buku atau kertas]
• Pemasukan data [add atau entry] ke dalam komputer
• Pemantauan [melalui mata ke dalam otak atau memori manusia]

Gambar di atas menunjukkan pencatatan, ke dalam memori dalam otak supervisor, yang menggunakan mata supervisor. Mata supervisor melihat dan membanding-kan panjang antrean dan jumlah meja kasir yang masih kosong. Apa yang dilakukan oleh supervisor ini termasuk di dalam kegiatan MoNev, atau monitoring dan evaluation

Renungan:
Mulanya berasal dari perilaku mengamati (observasi) dan mengingat pada manusia. Lalu orang mulai mencatat, untuk mengurangi beban ingatannya, dan agar tidak harus mengulangi pengamatannya. Lalu catatan itu direkam dalam media yang mulai bervariasi, termasuk penggunaan memori komputer, yang kemudian ditata, diatur, dengan memunculkan istilah tabel data, data base, data mining, data warehouse, data historis.

Hemmm, mestinya gara-gara pencatatan inilah, teknologi informasi berkembang yang kemudian mengubah sistem informasi seperti yang kita temui sekarang. Dalam pemanfaatannya, keberadaan sistem informasi jaman sekarang banyak digunakan untuk para manajer, terutama dalam membantu kegiatan pengawasan (monitoring) dan evaluasi, demi megelola sistem organisasi agar lebih baik dan sustainable.

C-O-R-L-A-K-S

Elemen aktivitas : C-O-R-L

• Proses-proses di dalam sistem informasi perlu dibedakan dengan proses-proses atau aktivitas usaha dalam sistem organisasi.
• Proses-proses usaha memerlukan dukungan sistem informasi. Dukungan ini diawali dengan adanya pencatatan data dari variabel proses usaha, diikuti oleh pengolahan data [pembentukan informasi atau pengetahuan], kemudian diakhiri dengan penyajian hasil pengolahan [pelaporan].
• Dalam pemberian dukungan tersebut, seringkali dibutuhkan kehadiran tempat penyimpan data atau informasi, serta dilengkapi proses-proses komunikasi atau interaksi.

Elemen aktivitas : A-K-S

• Dalam perkembangannya, sistem informasi tidak sekedar mencatat dan mengolah data, namun juga berkaitan dengan diseminasi (penyebaran) data da/atau informasi. Hal ini memungkinkan karena teknologi yang menghubungkan satu komputer dengan komputer lainnya dapat membentuk jaringan komputer. Jaringan komputer ini, yang juga populer disebut ICT, merupakan tulang punggung dari sistem informasi masa kini.
• Dengan adanya perkembangan ini, proses-proses menggunakan komputer dan jaringannya menemukan beberapa terminologi baru, seperti akses, koneksi dan sharing.

Untuk memudahkan mengingat, kenapa tidak kita gunakan saja singkatan C-O-R-L-A-K-S ?

:-)

kebijaksanaan

Definisi : Kebijaksanaan [wisdom]
Kebijaksanaan merupakan sifat dan kemampuan untuk menggunakan pengetahuan, pemahaman, pengalaman, akal sehat dan wawasan yang dalam.

Karakteristik
Kebijaksanaan merupakan akumulasi dari ilmu, pengetahuan, dan pencerahan. Orang yang bijaksana mempunyai kualitas dalam berpengetahuan, serta mempunyai kapasitas untuk menggunakannya. Dia mengetahui masukan yang baik serta dapat mengolahnya menjadi hasil yang baik. Dia mempunyai ketajaman akal, adil, cerdas, dan mahir tentang ilmu pengetahuan tertentu.

Contoh kebijaksanaan :

• Bahan yang baik untuk memperoleh hasil yang baik.
• Supervisor suatu supermarket, yang bijaksana, akan segera mengaktifkan meja kasir yang kosong, ketika dia mengetahui rata-rata antrian mencapai lebih dari 10 orang dan melihat konsumen yang sedang berada di ruang penjualan masih banyak. Ini adalah sikap yang bijak, karena jika banyak konsumen yang antri dalam waktu lama, maka akan banyak konsumen yang mengeluh, dan mereka akan cenderung pindah belanja ke tempat lain.

jaringan semantik

Bentuk jaringan semantik yang terekam di dalam sistem ingatan seseorang, dapat dipetakan melalui serangkaian pertanyaan yang diajukan kepadanya. Berikut ini merupakan contoh model diskusi untuk melihat pola jaringan semantik.

Di tengah suasana belajar mengajar, di dalam kelas, seorang dosen mencoba membangkitkan kembali semangat belajar anak-anak didiknya. Saat itu, para mahasiswa agaknya lelah dan mengantuk, karena energinya “terkuras” untuk berkonsentrasi, ketika mereka mencoba untuk mengerti penjelasan dari dosennya.

Dosen tersebut mengajukan pertanyaan sebagai berikut :

• "Saya ingin melihat pola jaringan semantik kalian. Apa yang kalian ketahui tentang kata ‘mobil’ ? "

Jawaban yang cukup menarik, antara lain :

• "Kendaraan bermotor. Rodanya empat. Membutuhkan BBM. Bisa dipakai untuk ngkot. Kalau ukurannya besar namanya bis. Harganya mahal. Penumpangnya tidak kehujanan. Bisa dipakai ngebut. Tidak berdaya jika jalanan macet. Pemiliknya harus punya BPKB. Pengemudinya harus punya SIM dan membawa STNK".


• "Kalau tidak dirawat dengan baik, gampang mogok"

Analisis model diskusi pada symptom kasus di atas

Bagaimana bentuk diagram semantik dari hasil diskusi ? Hasil analisis antara dosen dengan mahasiswa tersebut adalah :

• Kata kunci tentang jaringan semantik dari model diskusi di atas adalah, jaringan semantik merupakan jaringan data dan informasi, yang terekam dalam ingatan seseorang. Dalam kasus di atas jaringannya bisa berbentuk pohon [tree].
• Bentuk jaringan semantik pada seseorang, akan berbeda dengan jaringan semantik milik orang lain. Mereka mempunyai pengalaman dan proses belajar yang berbeda, sepanjang hidup masing-masing. Ada yang teratur, berbentuk pohon, sehingga memudahan pengaksesan kembali. Ada yang ruwet, sehingga orang yang mempunyai ingatan juga bingung, apa saja yang diketahuinya.
• Dari diskusi dalam kelas, bisa dibentuk jaringan semantik “bersama”, melalui tukar pikiran, dan persetujuan yang dapat diterima oleh setiap peserta diskusi.

Bentuk jaringan semantik hasil diskusi bisa seperti yang tergambar pada gambar di bawah. Gambar tersebut merupakan representasi dari jawaban : “Kendaraan bermotor. Rodanya empat. Membutuhkan BBM. Bisa dipakai untuk angkot. Kalau berukuran besar namanya bis. Harganya mahal. Penumpangnya tidak kehujanan. Bisa dipakai ngebut. Tidak berdaya jika jalanan macet. Pemiliknya harus punya BPKB. Pengemudinya harus punya SIM dan membawa STNK” dan “Kalau tidak dirawat dengan baik, gampang mogok”.

Data, informasi dan pengetahuan, yang terekam dalam ingatan seseorang, dipelajari dan ditiru untuk ditata-ulang dalam ingatan komputer. Ingatan atau memori komputer bisa dimanfaatkan hanya untuk menyimpan data. Penyimpanan data ini populer dengan nama sistem basis data. Sistem ini, jika dikaitkan dengan aplikasi perangkat lunak, bisa menghasilkan informasi. Dalam perkembangannya, ingatan komputer dimanfaatkan untuk menyimpan pengetahuan. Kegiatan ini dipelajari dalam ranah ilmu kecerdasan buatan [artificial intelligent]



Jaringan semantik

• Model jaringan semantik merupakan grafik, yang terdiri dari simpul-simpul, yang merepresentasikan objek fisik atau objek konsep, dan busur-busur, yang menunjukkan relasi antar simpul-simpul tersebut. Jaringan semantik merupakan alat efektif, untuk merepresentasikan pemetaan data, yang bertujuan mencegah terjadinya duplikasi data.

memahami pengetahuan

Definisi
Pengetahuan adalah rangkaian informasi dan data, yang membentuk jaringan semantik, di dalam ingatan seseorang. Jaringan semantik tersebut bisa dibentuk oleh relasi logika atau intuisi, berdasarkan pengalaman maupun proses belajar.

Pengetahuan juga dikatakan sebagai hasil proses psikologi yang berasal dari persepsi, ditambah oleh proses belajar dan proses pembentukan alasan. Dia merupakan tindakan atau pernyataan tentang hal yang diketahui, dengan dukungan persepsi yang jelas terhadap suatu fakta dan kebenaran.

Relasi antara data, informasi dan pengetahuan

Pengetahuan berbeda dengan data atau informasi. Pengetahuan dapat dibentuk dari pengetahuan yang diperoleh sebelumnya, melalui proses pengambilan kesimpulan yang logis. Informasi merupakan data ditambah makna dan penjelasannya. Sedangkan pengetahuan merupakan informasi ditambah pengolahan kesimpulan.

Bentuk umum dari pengetahuan adalah sekumpulan data tentang “fakta” dan aturan [Prolog] tentang beberapa subyek tertentu.

Contoh pengetahuan :

A. Pola Prolog

• Pengetahuan yang berbentuk data tentang “fakta” + aturan
  
  Pengetahuan tentang suatu keluarga bisa berisi “fakta”, bahwa Mira adalah anak dari Amir, Irma dan Rima merupakan anak dari Mira.
  

Kesimpulan:
Terdapat aturan bahwa anak dari anak seseorang, disebut cucu. Kesimpulannya, ditemukan fakta baru bahwa Irma adalah cucu dari Amir.

B. Pola rangkaian informasi

• Tina merupakan kasir di supermarket “AAA”. Dia selama 6 jam sehari memperoleh wewenang dari Supervisor Yeti, untuk menerima pembayaran dari konsumen. Manager Joni bertugas mengkoordinasi bagian penjualan, yang membagikan wewenang supervisinya kepada Supervisor Yeti.
  
  Manager Joni sendiri menerima tugas tersebut dari Direktur supermarket.
  

Kesimpulan:
Di sini terlihat bahwa sebagai seorang karyawati, Tina menjadi representatif atau mewakili perusahaannya, ketika sedang melayani penerimaan pembayaran dari konsumen yang berbelanja di supermarket tersebut.

memahami informasi

Definisi:
Informasi adalah rangkaian data yang mempunyai sifat sementara, tergantung dengan waktu, mampu memberi kejutan atau surprise pada yang menerimanya. Intensitas dan lamanya kejutan dari informasi, disebut nilai informasi. “Informasi” yang tidak mempunyai nilai, biasanya karena rangkaian data yang tidak lengkap atau kadaluarsa.

Karakteristik:
Karakteristik dari informasi adalah, penerima informasi mengalami perubahan dari kondisi [state] belum mengetahui menjadi kondisi [state] mengetahui. Perubahan ini mengandung unsur tidak terduga. Informasi yang benar dan baru, dapat mengkoreksi dan mengkonfirmasi informasi sebelumnya. Informasi dapat juga dikatakan sebagai data yang telah diproses, yang mempunyai nilai tentang tindakan atau keputusan.

Sementara menurut situs systems-thinking.org, karakteristik dari informasi adalah mampu menjawab lima pertanyaan mendasar :

• who, what, where, dan when

Manfaat:
Manfaat informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Hal ini sangat berguna untuk proses pengambilan keputusan.

Contoh informasi di supermarket :

• Panjang antrian rata-rata pada meja kasir ke-1 adalah 17 orang. Sedangkan panjang antrian rata-rata untuk meja kasir ke-2 dan ke-3 adalah 15 dan 18 orang.


• Kasir yang bertugas di pagi hari untuk meja kasir ke-1 dan ke-2 adalah Ani, dan Nina.
  
  Mereka berdua merupakan pegawai baru di supermarket ini. Sedangkan pada meja kasir ke-3, yang bertugas pada saat tersebut, namanya Euis. Dia lebih senior dari Ani dan Nina.

memahami data

Definisi:
Data adalah representasi dari suatu fakta, yang dimodelkan dalam bentuk gambar, kata, dan/atau angka.

Manfaat:
Manfaat data adalah sebagai satuan representasi yang dapat diingat, direkam, dan dapat diolah menjadi informasi.

Karakteristik:
Karakteristiknya, data bukanlah fakta, namun representasi dari fakta. Kata sederhananya, data adalah catatan tentang fakta, atau data merupakan rekaman catatan tentang fakta. Data yang baik, adalah yang sesuai dengan faktanya.

Kenyataan:
Kenyataan sehari-hari, seringkali data yang dicatat atau direkam, bisa menyimpang dari faktanya. Data yang tercatat atau terekam belum tentu sesuai dengan fakta karena banyak hal. Penyimpangan ini harus dihindari, jangan sampai terjadi pada saat pencatatan data. Oleh karena itu, diperlukan kegiatan verifikasi, agar data yang tercatat adalah data benar dan sesuai, serta agar data tersebut benar-benar menjadi representasi yang valid tentang fakta.

Contoh data di supermarket :

• 17, 15, dan 18
• Ani, Nina, dan Euis

Data dapat berupa angka, huruf, gambar atau bentuk rekaman lainnya, yang dapat diakses oleh manusia, yang dapat dimasukkan, disimpan dan diolah dalam komputer, atau dilewatkan pada kanal digital. Komputer merepresentasikan data dalam bentuk kode binary. Data yang bermanfaat adalah data yang lengkap mendukung pembentukan informasi, serta akurat dan mutakhir, karena selalu diverifikasi dan diperbaharui sesuai perkembangan fakta.

Contoh lain : Berapa korban Tsunami di Pangandaran beberapa tahun lalu ? Faktanya jelas ada yang menjadi korban, namun menurut catatan, berapa ?

Menurut data esdm, data korban tewas 500 orang.

Menurut situs Walhi, data korban tewas 130 orang.

Faktanya bagaimana ?

Data 500 orang tewas, tentunya berbeda dengan 130 orang tewas. Ini menjelaskan, bahwa fakta yang tewas sama, namun data yang terekam pada dua instansi yang berbeda, bisa berbeda pula.

Seharusnya rekaman data tersebut tidak terlalu jauh bedanya. Kita sebagai bangsa, memang belum terlalu peduli dengan data yang akurat, dan mutakhir, yang mendekati faktanya. Bahkan, mungkin banyak di antara kita yang lupa, atau malah tidak megetahui, bahwa di Pangandaran pernah terjadi Tsunami.

Salah satu cara untuk memeriksa kebenaran data dapat dilihat dari waktu kejadian.

Tanggal terjadinya bencana di situs Walhi tidak ada. Sementara data di situs ESDM lebih lengkap :

Data Kejadian Gempabumi dan Tsunami

Kejadian gempa :	17 Juli 2006, jam 15.19.73 WIB petang
Pusat gempa :	9.295 LS – 107.347 BT
Kekuatan :	7.1 Mw atau 7.2 Mb (USGS) atau 6.8 SR (BMG)
Kedalaman :	8 km.
Tsunami :	Melanda pantai selatan Jawa pada pukul 15.39.45 WIB dengan ketinggian bervariasi dari 1–3.5 m dan rambahan 75–500 m

Jadi data siapa yang bisa dipercaya ?

:-)

Mengenali Sistem Informasi

Seorang dosen mengajukan pertanyaan kepada para mahasiswanya di dalam kelas. "Apa yang dapat Anda amati jika Anda berada di dalam mall atau supermarket ?"

Jawabannya cukup menarik. "Banyak orang yang berbelanja. Suasana sibuk. Banyak barang yang berada di rak-rak. Pengunjungnya cantik-cantik." Dosen itu langsung menyahut : "Kasirnya juga cantik." Para mahasiswa tertawa.

Ketika mereka diajak untuk lebih fokus kepada jawaban yang mencerminkan kompetensi bidang Sistem Informasi, mereka mulai berfikir. Jawabannya berubah menjadi : "Barang-barang diberi label harga, terjadi antrean panjang di meja kasir, penempatan barang di rak-rak tersebut dikelompokkan menurut jenisnya."

Kemudian ketika para mahasiswa itu diminta untuk lebih fokus lagi, muncul jawaban "Kasir mengetik pembayaran di dari para pembeli."

Apakah di dalam sistem supermarket terdapat sistem informasi ? Apa saja tandanya ?

referensi :
witarto, Memahami Sistem Informasi, 2003

D-I-P-K

D-I-P-K merupakan singkatan dari Data-Informasi-Pengetahuan-Kebijakan.

Data dapat diolah menjadi informasi. Orang atau komputer dapat mencari suatu pola di dalam struktur data untuk memaknai suatu informasi. Informasi dapat dikembangkan menjadi suatu pengetahuan. Sedangkan pengetahuan merupakan dasar dari kebijaksanaan. Agar bisa mencapai tingkatan bijaksana, orang memerlukan lebih banyak data dan informasi. D-I-P-K merupakan elemen entitas atau isi dari suatu sistem informasi.

Peran D-I-P-K pada Sistem Informasi yang baik

Suatu sistem yang dinyatakan sebagai sistem informasi, lengkap dengan jaringan komputer yang terbaru, belum dapat dikatakan sebagai sistem informasi yang utuh, jika

• di dalamnya hanya terdapat data dummy,
• di dalamnya tidak terdapat informasi yang bermanfaat bagi sistem organisasi, atau
• datanya pernah ada yang pernah dimasukkan, namun sudah kadaluarsa.

Sistem informasi dapat disebut baik, jika

• usernya rajin memasukkan dan memeriksa data dri waktu ke waktu,
• operatornya rajin memeriksa kebenaran proses-proses pengolahan data yang ada di dalamnya, serta
• pimpinan organisasinya mudah mengakses informasi tentang kinerja sistem organisasi, melalui keberadaan sistem informasi, serta didasarkan pada data yang akurat dan mutakhir.

Rujukan menarik untuk memperkaya pemahaman :

• Data, Information, Knowledge, and Wisdom by Gene Bellinger, Durval Castro, Anthony Mills, http://www.systems-thinking.org/dikw/dikw.htm
• Data, Information, Knowledge, and Wisdom, OTEC Home Page http://otec.uoregon.edu/data-wisdom.htm